Het thema ‘ongewenst gedrag op de werkvloer’ is de afgelopen maanden actueler dan ooit. Door de misstanden bij onder andere The Voice of Holland en Ajax heeft het veel aandacht in het nieuws, op social media en in de politiek. Welke maatregelen kunt u als werkgever treffen om een veilige werkomgeving te borgen voor medewerkers? En… welke rol kan een toezichthoudend orgaan hierbij spelen? We informeren u erover in dit blog.
Grensoverschrijdend gedrag
Terwijl het onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag in The Voice of Holland nog volop gaande is, komt in februari 2022 voetbalclub Ajax in het nieuws over hetzelfde thema. ‘Top Ajax hoorde al voor herbenoeming Overmars over grensoverschrijdend gedrag’. ‘Directie en RvC Ajax hoorden al eerder van grensoverschrijdend gedrag Overmars’. ‘RvC zette Overmars op straat: hij was zelf niet overtuigd van zijn gedrag’. Deze koppen duiden erop dat zowel directie als toezichthouders een verantwoordelijkheid hebben op dit gebied. Hoe zit dat precies?
Allereerst: wat is ongewenst gedrag?
Ruim 1,2 miljoen mensen hebben op het werk te maken met ongewenst gedrag. Waar moet je hierbij aan denken? Onder ongewenst gedrag verstaan we:
- seksuele intimidatie (verbale, non-verbale of fysieke gedraging met een seksuele connotatie, met als doel of gevolg aantasting van de waardigheid van de persoon);
- agressie en geweld (psychisch of fysiek lastigvallen van een werknemer);
- pesten (alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter van een of meer werknemers);
- discriminatie (direct of indirect onderscheid maken tussen werknemers).
In de wet staat dat iedere werknemer recht heeft op een sociale, veilige werkomgeving. Verderop in dit blog leest u welke maatregelen een werkgever kan treffen om zo’n werkomgeving te creëren of te herstellen. Eerst zoomen we in op de rol die de toezichthouder van een rechtspersoon op dit gebied kan spelen.
De term toezichthoudend orgaan verwijst in Nederland naar de Raad van Toezicht (RvT) of de Raad van Commissarissen (RvC) van een rechtspersoon. Als we in dit blog spreken over een RvT, bedoelen we ook een RvC, en omgekeerd.
Verplichtingen bestuur
De wetgever verplicht het bestuur van een rechtspersoon om een goed beleid op te stellen omtrent ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties, en medewerkers te beschermen. Een bestuur is vrij om te kiezen welke maatregelen het hiertoe treft.
De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid adviseert om in ieder geval de volgende voorzieningen te treffen:
- gedragscode, die vermeldt welke normen en waarden gelden op de werkvloer en wat iemand kan doen bij ongewenste omgangsvormen;
- klachtenregeling en -commissie: met onafhankelijke, deskundige en onpartijdige leden;
- opvang, begeleiding en nazorg;
- aanpakken van de dader(s);
- voorlichting en instructie.
Bevoegdheden toezichthouder
Een toezichthoudend orgaan heeft verschillende bevoegdheden om een veilige werksfeer te bevorderen, grensoverschrijdend gedrag te voorkomen en in te grijpen bij een eventuele misstap van het bestuur.
Ten eerste kan de RvC het bestuur houden aan zijn verplichting (op grond van de Nederlandse Corporate Governance Code (2016) en de statuten) de RvC tijdig en zowel gevraagd als ongevraagd te informeren over alles dat van belang is voor de taakuitoefening. Het gaat zowel om interne informatie die het bestuur moet verstrekken als informatie die de RvC moet halen, als externe informatie om – indien noodzakelijk – tijdig extern advies te kunnen inwinnen. Hoewel de Corporate Governance Code alleen van toepassing is op beursgenoteerde ondernemingen, vormt zij ook een bruikbaar richtsnoer voor andere organisaties.
Ten tweede heeft de RvC soms de wettelijke of statutaire bevoegdheid om een bestuurder te schorsen of (als sprake is van een structuurvennootschap) te ontslaan.
Ten derde kan de RvC de Ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam vragen een onafhankelijke partij te benoemen die onderzoekt hoe en in welke mate een bestuur beleid voert om een veilige werksfeer te waarborgen. De Ondernemingskamer wijst zo’n verzoek toe als er gegronde redenen zijn om te twijfelen aan een juist beleid of juiste gang van zaken binnen de rechtspersoon.
Aansprakelijkheid
Zowel de RvC als geheel, als elke commissaris afzonderlijk heeft niet alleen de bevoegdheid, maar ook de plicht om alle informatie in te winnen die nodig is om de toezichthoudende taak goed te vervullen. Twijfelt de RvC over de volledigheid of de juistheid van de informatie die het bestuur verstrekt? Dan moet hij proactief optreden en het bestuur vragen om (nadere) informatie.
In de rechtspraak zien we steeds vaker dat de rechter verwacht dat de RvC maatregelen treft om ervoor te zorgen dat hij voldoende is voorgelicht. Doet hij dit niet? Dan kan de RvC verweten worden dat hij zijn taak onbehoorlijk heeft uitgeoefend en aansprakelijk worden gesteld.
Wat kan een werkgever doen om een veilige werkomgeving te scheppen?
De recente berichten in de media over grensoverschrijdend gedrag roepen bij veel werkgevers de vraag op: hoe zit het eigenlijk in mijn organisatie? Wat kan of moet ik regelen om een veilige werkomgeving voor mijn medewerkers te creëren en te borgen?
Het is goed om te beseffen dat het hier niet alleen om een morele plicht gaat, maar ook om een wettelijke plicht. Bent u als werkgever nalatig op dit gebied, dan kan dit grote gevolgen hebben.
In de eerste plaats psychisch-emotioneel leed voor de betrokken medewerker(s). Daarnaast arbeidsongeschiktheid of vertrek van medewerkers. Of een claim van een medewerker dat u geen beleid heeft gevoerd of niet heeft opgetreden tegen ongewenst gedrag, waardoor schade is geleden. Ook een boete van de arbeidsinspectie is mogelijk. En niet te vergeten reputatieschade, zoals u kunt zien in de voorbeelden van TVOH en Ajax.
Wat moet u weten en regelen?
In de eerste plaats is van belang dat u als werkgever op de hoogte bent van wat de wetgever verstaat onder ongewenst gedrag. Zie hiervoor het eerste deel van dit blog (seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie).
Zorgplicht
Elke werkgever heeft volgens de wet de zorgplicht om een veilige en gezonde werkomgeving voor werknemers te scheppen. Daarbij hoort een aantal verplichtingen.
- Een arbeidsomstandighedenbeleid, gericht op het voorkomen dan wel beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Dit betekent onder andere dat u beleid moet hebben om seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk te voorkomen of te beperken. Denk bijvoorbeeld aan een protocol ongewenst gedrag (zie ook hierna).
- Een risicobeoordeling in de Risico Inventarisatie & evaluatie (RI&E) en een plan van aanpak/maatregelen om dit vast te stellen en uit te voeren. Beschikt u niet over een (goede) RI&E (of geen goede)? Dan bent u in overtreding en loopt u het risico op een boete van de Arbeidsinspectie.
- De OR moet instemmen met het beleid.
Protocol ongewenst gedrag
Een protocol kan helpen om gewenst gedrag op de werkvloer te bevorderen en ongewenst gedrag te voorkomen.
Helderheid over omgangsvormen en beleid
- Wat is wel of niet toegestaan in omgangsnormen?
- Hoe wordt hierop geacteerd? Bijvoorbeeld: zerotolerancebeleid.
- Hoe wordt omgegaan met relaties op de werkvloer?
Vertrouwenspersoon
Bij welke (interne of externe) vertrouwenspersoon kunnen werknemers terecht?
Van belang is dat de vertrouwenspersoon toegankelijk, integer, onafhankelijk en empathisch is en dat de contactgegevens eenvoudig en ook anoniem vindbaar zijn. Daarnaast moet helder zijn vastgelegd en gecommuniceerd wat de taken van de vertrouwenspersoon zijn. Denk aan signaalfunctie, aanspreekpunt werknemers, begeleiding van werknemers bij indiening van een klacht, onderzoeken oplossing, voorlichting organisatie, proactief adviseren directie, et cetera.
Wetsvoorstel verplichte vertrouwenspersoon in de maak!
Tip: houd alvast rekening met het Wetsvoorstel verplichte vertrouwenspersoon, dat momenteel in behandeling is bij Tweede Kamer. Dit zijn de belangrijkste regels:
- elke organisatie is verplicht een vertrouwenspersoon aan te wijzen;
- de OR of de personeelsvertegenwoordiging moet instemmen met de keuze;
- de onafhankelijke positie van de vertrouwenspersoon moet gewaarborgd zijn;
- de vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en ontslagbescherming;
- volgt de werkgever het advies van de vertrouwenspersoon niet op, dan moet hij dit motiveren.
Klachtenregeling
Wat kan een werknemer doen als er geen oplossing komt, of als hij/zij niet tevreden is over de geboden oplossing? Als werkgever bent u verplicht om een klachtenregeling te hebben, waarin minimaal de volgende onderdelen zijn opgenomen:
- de leden van de commissie (vertegenwoordiger werknemers, werkgever en een externe derde). Er kan ook worden gekozen voor een volledig externe klachtencommissie;
- welke klachten de commissie in behandeling neemt, hoe een werknemer een klacht kan indienen en hoe de commissie de klacht behandelt;
- hoe de procedure verloopt. Denk aan onderzoek, geheimhoudingsplicht, hoor en wederhoor, termijnen, beoordeling klacht, advies over maatregelen en eventuele sancties;
- mogelijke sancties zijn: waarschuwing, boete, schorsing, overplaatsing of ontslag (wanneer de klacht gegrond wordt bevonden) of rehabilitatie (wanneer de klacht ongegrond wordt bevonden).
Voorlichting
Tot slot. Het is van belang dat u als werkgever duidelijk maakt dat ongewenst gedrag binnen uw organisatie niet wordt getolereerd. Tegelijkertijd benadrukt de praktijk (en ook de actualiteit) hoe cruciaal het is dat u een cultuur creëert waarbinnen ongewenst gedrag bespreekbaar is.
Voorlichting speelt hierbij een belangrijke rol. Maak duidelijk wat uw organisatie verstaat onder ongewenst gedrag. Informeer werknemers over het geldende protocol, de vertrouwenspersoon, de klachtenprocedure en waar zij deze kunnen vinden. Doe dit niet eenmalig, maar breng het onderwerp regelmatig onder de aandacht.
Wilt u advies of ondersteuning?
Vraagstukken rondom ongewenst gedrag raken een organisatie op alle niveaus en vragen om alertheid en maatregelen op elk niveau.
Daar waar de verantwoordelijkheid ligt bij bestuur en toezichthouders, denken onze advocaten die goed thuis zijn in het ondernemingsrecht graag met u mee. Daar waar het gaat om het treffen van concrete maatregelen als een protocol ongewenst gedrag of een klachtenregeling, zijn onze arbeidsrecht advocaten u graag van dienst.
Juist omdat dit vraagstuk verschillende rechtsgebieden raakt, is het verstandig om hier met verschillende experts naar te kijken en zo tot een goed onderbouwde visie en stevig samenhangend pakket van maatregelen te komen.
Wilt u dat we met u meedenken, neem dan contact op met:
- Oscar Horssius, via oscar.horssius@bosselaar.nl, of 06 838 402 59
- Tom Bremers, via tom.bremers@bosselaar.nl of 06 133 472 23
(Foto: Markus Spiske, via Unsplash)
