‘Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing’. Een zin die je vaak leest bij het sluiten van een overeenkomst. Maar hoe zit het nou eigenlijk precies met die algemene voorwaarden? Volstaat deze zin om uw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren? En weet u waar moet u allemaal op moet letten wanneer u overeenkomsten sluit met consumenten? In dit blog leggen we het uit.
Doel van algemene voorwaarden
Bedrijven gebruiken algemene voorwaarden wanneer zij op grote schaal overeenkomsten sluiten met andere partijen en hun rechten veilig willen stellen. In algemene voorwaarden neem je bijvoorbeeld bepalingen op over betalings- en leveringstermijnen, hoe je de overeenkomst uitvoert, garantie en aansprakelijkheid bij schade.
Het voordeel van het gebruik van algemene voorwaarden is dat partijen niet telkens opnieuw over de voorwaarden hoeven onderhandelen als ze een overeenkomst aangaan.
Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn niet zonder meer van toepassing op een overeenkomst. Als u er niet op de juiste manier mee omgaat, loopt u het risico dat de bepalingen in de algemene voorwaarden (deels) niet geldig zijn.
De eerste stap is om vóór het sluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk aan de klant mede te delen dat op de overeenkomst uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Vervolgens moet de klant aangeven dat hij de algemene voorwaarden accepteert. De wet schrijft niet voor hoe dat moet. Bij internetbestellingen geeft een klant vaak met een vinkje in een vakje aan dat hij akkoord gaat met de algemene voorwaarden. Dat is heel duidelijk; het kan echter ook impliciet. Bijvoorbeeld wanneer u als bedrijf aangeeft dat de algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn en de klant maakt hier geen bezwaar tegen. Geen bezwaar wordt in dit geval dus gezien als: ik ga akkoord. Uiteraard is het bewijstechnisch wel verstandig om te beschikken over een schriftelijke bevestiging van de klant.
Tot slot moeten de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ook daadwerkelijk verstrekt worden dan wel verwezen worden naar de plek waar de klant ze kan vinden. Sluit u de overeenkomst digitaal (via het internet), dan moet u de algemene voorwaarden ook digitaal beschikbaar stellen. Dit kan door te verwijzen naar de vindplaats van de algemene voorwaarden op uw website of door de algemene voorwaarden als bijlage bij de overeenkomst aan de e-mail toe te voegen. Wanneer u de algemene voorwaarden redelijkerwijs niet fysiek kunt verstrekken, dan kunt u deze fysiek ter inzage leggen en melden dat u deze op verzoek van de klant toestuurt.
Wordt de overeenkomst niet digitaal (online) gesloten, dan werkt het anders. De hoofdregel is dat de algemene voorwaarden fysiek moeten worden verstrekt. U mag de algemene voorwaarden alleen digitaal verstrekken als de klant hiermee ingestemd heeft. Doet uw klant dit niet en kunt u de algemene voorwaarden niet fysiek aan de klant overhandigen, dan moet u ze per post toesturen wanneer de klant hierom vraagt.
Gaat het om het verlenen van een dienst, zoals het treinkaartje dat u via de automaat van de NS koopt? Dan volstaat het om de algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank en te verwijzen naar de vindplaats.
Heeft u de algemene voorwaarden niet verstrekt, of niet op de juiste manier? Dan loopt u het risico dat de klant een beroep kan doen op vernietiging en zijn uw algemene voorwaarden niet van toepassing.
Consumenten
Ter bescherming van consumenten bevat de wet een zogeheten zwarte en grijze lijst. Bevatten uw algemene voorwaarden een bepaling die in strijd is met deze zwarte of grijze lijst, dan kan de consument ze (laten) vernietigen.
Bepalingen die onder de zwarte lijst vallen, zijn onder andere: het uitsluiten of beperken van ontbindingsmogelijkheden en het verkorten van wettelijke verjaringstermijnen, of stilzwijgende verlenging van abonnementen. De wetgever ziet zo’n bepaling als onredelijk bezwarend voor de consument. De consument kan deze bepaling vernietigen zonder dat u hier iets tegen kunt doen.
Bij de zwarte lijst is het kraakhelder, bij de grijze lijst is het wat minder zwart-wit. Bepalingen die onder de grijze lijst vallen zijn onder andere: het geheel of gedeeltelijk uitsluiten van de schadevergoeding, ongelijke opzegtermijnen of een ongebruikelijk lange termijn voor nakoming van de overeenkomst. Denk voor het uitsluiten van de schadevergoeding aan de bordjes met “de directie is niet aansprakelijk in geval van verlies of diefstal”.
Staat een bepaling uit uw algemene voorwaarden op de grijze lijst, dan bestaat het vermoeden dat deze bepaling onredelijk bezwarend is. Als bedrijf kunt u proberen om met tegenbewijs aan te tonen dat uw bepaling niet onredelijk bezwarend is voor de consument.
Niet alleen consumenten kunnen zich beroepen op de bescherming van de zwarte en grijze lijst, ook kleine ondernemingen kunnen dit in sommige gevallen doen. Denk bijvoorbeeld aan een eenmanszaak. Dit noemen we ‘reflexwerking’.
Beide partijen hanteren algemene voorwaarden
Wanneer u zakendoet met een andere onderneming, dan kunt u tegen het probleem aan lopen dat zowel u als de andere onderneming eigen algemene voorwaarden hanteert. Soms botsen deze. Wat doet u in zo’n geval?
Als uitgangspunt geldt dat de partij die als eerste verwijst naar zijn algemene voorwaarden, zijn algemene voorwaarden mag gebruiken. De zogeheten “first shot rule”. Uitzondering is wanneer de wederpartij uitdrukkelijk stelt dat hij de voorwaarden van de ander niet accepteert. Dit laatste is cruciaal; wijst de wederpartij uw algemene voorwaarden af door enkel te verwijzen naar zijn eigen algemene voorwaarden, dan zij uw voorwaarden geldig.
Conclusie
Het correct omschrijven, gebruiken en verstrekken van algemene voorwaarden is vanuit juridisch oogpunt niet altijd even simpel. Om die reden is het verstandig dat u een jurist laat meekijken.
Wilt u weten of uw algemene voorwaarden voldoen aan de wettelijke eisen. Of heeft u nog geen algemene voorwaarden, maar wilt u deze wel (laten) opstellen? Wij helpen u graag! U kunt contact opnemen met Sandra van Haren, via 06 122 591 42 of per e-mail: sandra.vanharen@bosselaar.nl.
(Foto: Mari Leshava via Unsplash)
